Il trasferimento delle attività di stoccaggio e gestione degli ordini a un operatore esterno 3PL richiede una buona preparazione. L’outsourcing logistico non consiste solo nel trasferimento fisico della merce in un nuovo magazzino, ma anche nella migrazione dei dati, nella definizione delle procedure e nell’integrazione dei sistemi. Un’implementazione 3PL ben pianificata consente di garantire la continuità delle vendite e di ridurre il rischio di errori durante la fase di avvio.

In questo articolo scoprirai:

• Quali sono i passaggi fondamentali per una migrazione sicura del magazzino verso un partner esterno?
• Come integrare i sistemi WMS, API ed EDI senza interrompere le vendite.
• Quali indicatori SLA e KPI occorre concordare con l'operatore per monitorare la qualità del servizio?
• A cosa prestare particolare attenzione quando si tratta di cambiare operatore logistico

1. Definire l'ambito dell'outsourcing logistico

Per prima cosa, stabilisci quali processi saranno gestiti dall’operatore. Può trattarsi del semplice stoccaggio a contratto oppure di un servizio completo: ricevimento merci, stoccaggio, preparazione degli ordini, imballaggio, fulfillment B2B e B2C, co-packing, cross-dock, gestione dei resi e distribuzione.

Più descriverai in dettaglio i processi, più sarà facile preparare il modello operativo e il preventivo. xCargoLogistics offre servizi logistici 3PL che comprendono lo stoccaggio, la distribuzione, l'evasione degli ordini e servizi aggiuntivi.

2. Prepara i dati relativi alle merci e ai volumi

L'operatore logistico dovrebbe ricevere i dati relativi al numero di SKU, ai pallet, alla rotazione delle scorte, al numero di entrate e uscite e al numero di ordini. Sono importanti anche gli aumenti stagionali dei volumi.

È necessario specificare le dimensioni e il peso dei prodotti, il tipo di imballaggio, le modalità di preparazione degli ordini e i requisiti relativi ai lotti, alle date di scadenza e alle condizioni di stoccaggio. Ciò consente di pianificare adeguatamente lo spazio e i costi di gestione.

3. Scegli la sede adeguata per il magazzino

La posizione influisce sui tempi e sui costi di distribuzione. È opportuno valutare la distanza dagli stabilimenti di produzione, dai fornitori, dai clienti e dalle principali vie di trasporto.

xCargoLogistics dispone di magazzini e centri logistici in diverse località della Polonia, il che consente di scegliere il magazzino più adatto alle destinazioni delle consegne e alla natura del progetto.

4. Pianifica l'integrazione di WMS, API o EDI

Prima del lancio è necessario stabilire in che modo gli ordini e le notifiche di consegna saranno inoltrati all'operatore e in che modo il cliente riceverà le informazioni relative alle giacenze di magazzino e allo stato delle spedizioni.

L'integrazione del WMS con l'ERP, SAP, una piattaforma di e-commerce o un sistema di vendita riduce il lavoro manuale e il rischio di errori. xCargoLogistics utilizza il WMS e le integrazioni API ed EDI, che supportano lo scambio automatico dei dati.

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5. Prepara un piano per il trasferimento del magazzino

La migrazione delle scorte dovrebbe seguire un programma prestabilito. Nei progetti di grandi dimensioni, è opportuno valutare la possibilità di trasferire la merce in più fasi, ad esempio in base ai gruppi di prodotti, alla rotazione o agli SKU. Prima del primo trasporto, è necessario effettuare un inventario e concordare lo stato iniziale delle scorte.

6. Definisci lo SLA, i KPI e le regole di collaborazione

Prima di avviare l’operazione, definisci gli orari limite, gli orari di accettazione delle consegne, i termini di evasione degli ordini, le modalità di gestione delle non conformità e le regole di rendicontazione.

Tra i KPI fondamentali possono figurare la puntualità delle spedizioni, la conformità delle preparazioni degli ordini, l’accuratezza delle giacenze di magazzino e i tempi di ricezione della merce. Indicatori chiari consentono di misurare la qualità del servizio.

Area	Indicatore (KPI / SLA)	Obiettivo
Evasione degli ordini	Spedizione in giornata / Spedizione il giorno successivo	Percentuale degli ordini spediti il giorno stesso dell'invio dell'ordine (ad es. >99%).
Errori nelle spedizioni	Tasso di accuratezza degli ordini	Percentuale di pacchi correttamente preparati (ad es. >99,8%).
Ricezione delle forniture	Tempo di trasferimento dal molo al magazzino in entrata	Tempo che intercorre tra l'arrivo del mezzo di trasporto e la rendicontazione delle giacenze nel WMS (ad es. entro 24 ore).
Disponibilità a magazzino	Accuratezza dell'inventario	Conformità dei dati effettivi con quelli presenti nel sistema informatico (ad es. >99,5%).
Gestione dei ritorni	Tempi di elaborazione dei resi	Tempi di verifica e registrazione della merce restituita in magazzino (ad es. entro 48 ore).

7. Testa il processo prima di avviarlo definitivamente

È opportuno eseguire un test end-to-end: ricezione della consegna, registrazione nel WMS, invio dell’ordine, preparazione degli ordini, imballaggio, consegna e aggiornamento delle giacenze. Il test consente di individuare eventuali problemi prima di avviare la produzione a pieno regime.

Lista di controllo per l'implementazione di un operatore 3PL

•  definisci l'ambito dei processi,
•  prepara i dati relativi agli SKU, ai volumi e alla stagionalità,
•  scegli la sede del magazzino,
•  definire l'integrazione WMS, API o EDI,
•  effettua l'inventario,
•  prepara un piano di migrazione,
•  definire gli SLA, i KPI e la rendicontazione,
•  Esegui un test operativo.

Trasferimento del magazzino e cambio dell'operatore logistico

Se il tuo obiettivo è cambiare operatore logistico, il processo richiede inoltre la chiusura delle operazioni con il partner attuale e una sincronizzazione efficiente delle giacenze di magazzino. In tal caso, la logistica 3PL richiede l’esecuzione di un inventario di consegna e ricezione, il trasferimento delle scorte in una finestra operativa (ad esempio durante il fine settimana) e una transizione fluida delle chiavi API, al fine di evitare interruzioni nelle vendite e-commerce.

L'operatore 3PL come estensione della tua azienda

Un outsourcing logistico consente di avvalersi di infrastrutture già pronte, di un team operativo e di sistemi IT senza dover organizzare tutto in proprio. L'operatore può occuparsi dello stoccaggio, del fulfillment, del co-packing, della distribuzione e di altri servizi logistici.

Se stai pensando di affidare la logistica a un operatore 3PL, scopri i servizi logistici completi offerti da xCargoLogistics e richiedi informazioni su una soluzione su misura per i tuoi volumi e le tue modalità di distribuzione.